Assistant administratif

L’assistant.e administratif.ve collabore avec un ou plusieurs responsables (chef.fe de projet, directeur.rice de projet, associé) afin d’assurer le suivi administratif, commercial et comptable des projets, des demandes d’autorisation administratives et des consultations. Il/elle est amené.e à tenir les agendas des projets, préparer les courriers et les éléments administratifs des dossiers techniques, transmettre les informations aux équipes internes et externes.

Source : OMPL (Observatoire des Métiers dans les Professions Libérales) - Référentiel 2025

Ma mission

Assurer le support administratif, commercial et logistique quotidien pour garantir le bon fonctionnement de l'agence et le suivi des dossiers de projets.

Mes principales activités

1Tenue de l’agenda des projets et organisation des réunions en coordination avec les responsables.
2Préparation et suivi des pièces administratives et comptables des projets en cours.
3Diffusion des informations aux parties prenantes du projet via les canaux de communication dédiés.
4Formalisation des dossiers de consultation des entreprises en recueillant les aspects techniques.
5Veille active sur les appels d’offres et transmission des opportunités à la direction.
6Montage et vérification de la complétude des dossiers de candidature aux appels d'offres.
7Accueil et interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs publics et privés.
8Gestion logistique de l’agence (stocks, fournitures) et aide à l'organisation d'événements internes.

Mes compétences clés

Rigueur administrative et maîtrise des cycles de vie des dossiers de constructionConnaissance des documents administratifs types (Cerfa, formulaires marchés publics)Usage avancé des outils collaboratifs et logiciels de bureautiqueCapacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec méthodeSens du service et excellentes qualités relationnellesBases en gestion comptable et facturationDiscrétion et respect de la confidentialité des dossiers

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